Коммуникации и документирование

Как правило, коммуникации занимают большую часть времени руководителя проектов. Они подразумевают не только взаимодействие с участниками проектов, но и обмен информацией, в том числе, документами и знаниями.

ПМ Форсайт переводит все проектные коммуникации в единое информационное пространство и помогает наладить эффективное взаимодействие всех участников.

Блок «Коммуникации и документирование» содержит функциональные модули, обеспечивающие успешную коммуникацию участников проектной деятельности. Система позволяет организовывать совещания и отслеживать выполнение поручений. Под рукой у сотрудников всегда будут нужные документы и данные для принятия решений, а об изменениях в проекте позволят оперативно узнать настроенные уведомления.

Управление совещаниями

Совещания являются ключевым инструментов устных коммуникаций участников проекта. Эффективность проведения совещаний зависит как от их подготовки, так и обработки, и отслеживания результатов совещаний.

Модуль «Управление совещаниями» позволяет:

  • Назначать совещания, определять состав участников и направлять им уведомления о предстоящем событии;
  • Формировать перечень вопросов совещания, определять докладчиков и тайминг события (повестка);
  • Фиксировать решения и поручения в карточке совещания (протокол);
  • Загружать в карточку совещания необходимые документы, выгружать протоколы и повестки совещаний;
  • Устанавливать связь совещаний с соответствующими проектами, программами, портфелями, непроектными мероприятиями;
  • Преобразовывать решения по итогам совещаний в контрольные точки и поручения;
  • Отслеживать выполнение решений проведенных совещаний.
Управление совещаниями в ПМ Форсайт

Управление открытыми вопросами

В ходе проекта у команды возникают различные проблемы, требующие рассмотрения и принятия решений. При этом не всегда для этого нужно назначать поручение, создавать работу в календарном плане или фиксировать риск. Часто это относится к смежным областям проекта. Для подобных случаев полезно использовать инструмент открытых вопросов.

Управление открытыми вопросами в ПМ Форсайт

Модуль «Управление открытыми вопросами» позволяет:

  • Регистрировать и учитывать открытые вопросы по различным объектам управления;
  • Выполнять мониторинг состояния открытых вопросов;
  • Формировать отчеты по статусам открытых вопросов с вынесением их на рассмотрение проектным комитетом;
  • Настраивать маршруты для рассмотрения открытых вопросов.

Управление уведомлениями

Быть в курсе последних событий в проекте, отслеживать изменения статусов становится очень просто, когда настроены информационные рассылки. Кроме того, возможность получать напоминания о необходимости совершить какое-то действие в системе существенно повышает вероятность своевременной актуализации данных.

Модуль «Управление уведомлениями» позволяет:

  • Настроить уведомления и напоминания для пользователя по определенным событиям;
  • Персонально выбирать события и рассылки для подписки;
  • Выбирать способ получения уведомлений: на почту или в личном кабинете;
  • Организовывать массовые информационные и новостные рассылки (дайджесты) по участникам проектных команд.
Управление уведомлениями в ПМ Форсайт

Управление коммуникациями

Коллективная работа над проектом окажется максимально эффективно организована, если у проектной команды есть единое информационное пространство и каналы оперативных коммуникаций для взаимодействия всех участников управления проектами: от топ-менеджмента до рядовых исполнителей.

Управление коммуникациями в ПМ Форсайт

Модуль «Управление коммуникациями» позволяет:

  • Использовать единую информационную среду для коммуникаций по проектам;
  • Организовывать работу территориально распределенных проектных команд;
  • Обмениваться быстрыми сообщениями с помощью форумов и чатов;
  • Совместно работать над проектной документацией;
  • Обсуждать и принимать совместные решения по отчетам;
  • Подключать для общения сторонние мессенджеры и переходить в них в один клик;
  • Оценивать информированность участников проектной деятельности.

Управление знаниями

Накопление базы знаний – один из важнейших процессов проектного управления. На основе пройденного опыта формируются лучшие практики, повышается качество процессов управления. Благодаря этой работе предотвращаются ошибки при реализации новых проектов.

Модуль «Управление знаниями» позволяет:

  • Организовать сбор извлеченных уроков по различным объектам управления;
  • Накапливать извлеченные уроки в разрезе положительного и отрицательного опыта;
  • Фиксировать итоговые выводы по проектам с возможностью оценки полезности и эффективности примененных подходов к управлению;
  • Консолидировать информацию об опыте взаимодействия с подрядчиками и другими внешними организациями;
  • Формировать базу проектных документов с возможностью навигации.
Управление знаниями в ПМ Форсайт

Хранение документов

Аккумулирование, четкая систематизация документов, а также наличие типовых шаблонов и форм значительно облегчают ведение проектного документооборота. Нужные документы всегда под рукой в рамках единого информационного пространства.

Хранение документов в ПМ Форсайт

Модуль «Хранение документов» позволяет:

  • Организовать единый архив проектной документации;
  • Разграничивать права доступа к документам;
  • Систематизировать документы как по реализованным, так и по текущим проектам, программам и портфелям;
  • Структурировать документы по категориям/каталогам;
  • Обеспечивать расширенный поиск по документам, в том числе с использованием тэгов;
  • Хранить версии документов и просматривать историю их создания и согласования;
  • Организовать хранение и доступ к шаблонам документов;
  • Привязывать документы к стадии жизненного цикла проектов с определением состава обязательных документов для перехода на следующую стадию.

Управление поручениями

Для оперативного решения определенных задач проекта иногда эффективнее применять не методики календарного планирования, а более легкие инструменты. Например, поручения. При этом важно знать, кто, что и в какие сроки должен сделать, а также гарантировать, что ни одно поручение не будет потеряно или не попадет в «слепую зону».

Модуль «Управление поручениями» позволяет:

  • Фиксировать поручения по итогам проведенных совещаний либо вне их;
  • Назначать ответственных за поручения и устанавливать сроки исполнения;
  • Привязывать поручения к различным объектам управления и совещаниям;
  • Учитывать документы в связке с поручениями;
  • Оперативно контролировать ход исполнения поручений на разных стадиях их жизненного цикла с возможностью анализа рисков переносов сроков;
  • Преобразовывать поручения и/или проектные решения в контрольные точки (с включением их в календарный план).
Управление поручениями в ПМ Форсайт

Состав модулей может меняться в зависимости и нужд вашей компании.
Под различные задачи мы разработали три IT решения ПМ Форсайт.

Решение, адаптированное под потребности компаний, которые только начинают внедрение проектного управления. Подходит для компаний малого и среднего бизнеса, исполнительных органов власти, администраций муниципальных образований. Включает наиболее востребованные модули, обеспечивающие поддержку основных процессов управления проектами. Позволяет быстро освоиться в системе и начать работу. Возможный вариант размещения в облаке гарантирует доступ к данным в любое время из любой точки мира.


Расширенное решение для коммерческих компаний. Предназначено для управления проектами любого уровня сложности. Объединяет в себе современный ИТ-инструментарий, зарекомендовавшие себя методологии и лучшие практики проектного управления. Обеспечивает гибкую настройку и прозрачность ведения проектов на всех уровнях организации.


Импортонезависимое решение для организаций государственного сектора. Входит в единый реестр отечественного ПО. Соответствует ключевым положениям Постановления Правительства РФ №1288 от 31.10.2018 г. (в редакции от 24.06.2021) и методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти.


Также вы можете сравнить все три решения сразу и решить, какое из них подойдет для выполнения
задач вашей компании.

Если вам сложно определиться с выбором модулей или у вас есть дополнительные вопросы, закажите консультацию. Наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время.