База знаний

Реестр извлеченных уроков по каждому из реализованных проектов, общая База накопленных знаний (Lessons Learned Knowledge Base) – классический элемент системы управления проектами.

Она создается в рамках проектной деятельности с целью:

• обеспечить возможность изучения фактов, закономерностей и проблем, которые возникают в ходе проектной деятельности;
• сократить время и трудозатраты на решение типовых инцидентов и проблем;
• консолидировать проектную информацию в едином центре;
• сохранить и использовать в будущих проектах извлечённые уроки, наблюдения и выводы о работе с различными методиками, инструментами, подрядчиками, рисками и т.п.

Зафиксировать извлеченные уроки во время реализации проекта важно до того момента, пока основные владеющие информацией участники не покинули проект и не приступили к выполнению других задач.

База накопленных знаний незаменима для целей совершенствования процессов управления проектами, минимизации рисков, улучшения результатов. Для обеспечения эффективности проектного управления извлеченные уроки, собранные в базе накопленных знаний, необходимо использовать во всех процессах управления проектом.

База знаний позволяет:

• сохранять «наблюдения» – небольшие заметки, появляющиеся в ходе реализации проекта (программы, портфеля, мероприятия и пр.),
• сохранять «извлеченные уроки» (положительные или отрицательные) – описания опыта работы с различными методиками, инструментами, подрядчиками, рисками и т.п., которые могут быть использованы в ходе реализации других аналогичных проектов,
• создавать отчеты для обобщения итоговых результатов проекта или других объектов управления, проводить форматно-логический контроль вводимых данных,
• оценивать полезность и эффективность управления проектом в рамках итогового вывода по проекту,
• оценивать подрядчиков и внешние организации в рамках итоговых выводов по проекту,
• подбирать наиболее подходящие элементы с учетом схожих параметров проекта и знаний,
• сохранять для переиспользования в будущих проектах шаблоны и лучшие примеры проектных документов.