Коммуникации и документирование

Как правило, коммуникации занимают большую часть времени руководителя проектов. Они подразумевают не только взаимодействие с участниками проектов, но и обмен информацией, в том числе, документами и знаниями.

ПМ Форсайт переводит все проектные коммуникации в единое информационное пространство и помогает наладить эффективное взаимодействие всех участников.

Блок «Коммуникации и документирование» содержит функциональные модули, обеспечивающие успешную коммуникацию участников проектной деятельности. Система позволяет организовывать совещания и отслеживать выполнение поручений. Под рукой у сотрудников всегда будут нужные документы и данные для принятия решений, а об изменениях в проекте позволят оперативно узнать настроенные уведомления.

Управление совещаниями

Совещания являются ключевым инструментов устных коммуникаций участников проекта. Эффективность проведения совещаний зависит как от их подготовки, так и обработки, и отслеживания результатов совещаний.

Модуль «Управление совещаниями» позволяет:

Назначать совещания, определять состав участников и направлять им уведомления о предстоящем событии;
Формировать перечень вопросов совещания, определять докладчиков и тайминг события (повестка);
Фиксировать решения и поручения в карточке совещания (протокол);
Загружать в карточку совещания необходимые документы, выгружать протоколы и повестки совещаний;
Устанавливать связь совещаний с соответствующими проектами, программами, портфелями, непроектными мероприятиями;
Преобразовывать решения по итогам совещаний в контрольные точки и поручения;
Отслеживать выполнение решений проведенных совещаний.

Управление открытыми вопросами

В ходе проекта у команды возникают различные проблемы, требующие рассмотрения и принятия решений. При этом не всегда для этого нужно назначать поручение, создавать работу в календарном плане или фиксировать риск. Часто это относится к смежным областям проекта. Для подобных случаев полезно использовать инструмент открытых вопросов.

Модуль «Управление открытыми вопросами» позволяет:

Регистрировать и учитывать открытые вопросы по различным объектам управления;
Выполнять мониторинг состояния открытых вопросов;
Формировать отчеты по статусам открытых вопросов с вынесением их на рассмотрение проектным комитетом;
Настраивать маршруты для рассмотрения открытых вопросов.

Управление уведомлениями

Быть в курсе последних событий в проекте, отслеживать изменения статусов становится очень просто, когда настроены информационные рассылки. Кроме того, возможность получать напоминания о необходимости совершить какое-то действие в системе существенно повышает вероятность своевременной актуализации данных.

Модуль «Управление уведомлениями» позволяет:

Настроить уведомления и напоминания для пользователя по определенным событиям;
Персонально выбирать события и рассылки для подписки;
Выбирать способ получения уведомлений: на почту или в личном кабинете;
Организовывать массовые информационные и новостные рассылки (дайджесты) по участникам проектных команд.

Управление коммуникациями

Коллективная работа над проектом окажется максимально эффективно организована, если у проектной команды есть единое информационное пространство и каналы оперативных коммуникаций для взаимодействия всех участников управления проектами: от топ-менеджмента до рядовых исполнителей.

Как управлять коммуникациями

Модуль «Управление коммуникациями» позволяет:

Использовать единую информационную среду для коммуникаций по проектам;
Организовывать работу территориально распределенных проектных команд;
Обмениваться быстрыми сообщениями с помощью форумов и чатов;
Совместно работать над проектной документацией;
Обсуждать и принимать совместные решения по отчетам;
Подключать для общения сторонние мессенджеры и переходить в них в один клик;
Оценивать информированность участников проектной деятельности.

Управление знаниями

Накопление базы знаний – один из важнейших процессов проектного управления. На основе пройденного опыта формируются лучшие практики, повышается качество процессов управления. Благодаря этой работе предотвращаются ошибки при реализации новых проектов.

Модуль «Управление знаниями» позволяет:

Организовать сбор извлеченных уроков по различным объектам управления;
Накапливать извлеченные уроки в разрезе положительного и отрицательного опыта;
Фиксировать итоговые выводы по проектам с возможностью оценки полезности и эффективности примененных подходов к управлению;
Консолидировать информацию об опыте взаимодействия с подрядчиками и другими внешними организациями;
Формировать базу проектных документов с возможностью навигации.

Хранение документов

Аккумулирование, четкая систематизация документов, а также наличие типовых шаблонов и форм значительно облегчают ведение проектного документооборота. Нужные документы всегда под рукой в рамках единого информационного пространства.

Хранение документов

Модуль «Хранение документов» позволяет:

Организовать единый архив проектной документации;
Разграничивать права доступа к документам;
Систематизировать документы как по реализованным, так и по текущим проектам, программам и портфелям;
Структурировать документы по категориям/каталогам;
Обеспечивать расширенный поиск по документам, в том числе с использованием тэгов;
Хранить версии документов и просматривать историю их создания и согласования;
Организовать хранение и доступ к шаблонам документов;
Привязывать документы к стадии жизненного цикла проектов с определением состава обязательных документов для перехода на следующую стадию.

Управление поручениями

Для оперативного решения определенных задач проекта иногда эффективнее применять не методики календарного планирования, а более легкие инструменты. Например, поручения. При этом важно знать, кто, что и в какие сроки должен сделать, а также гарантировать, что ни одно поручение не будет потеряно или не попадет в «слепую зону».

Модуль «Управление поручениями» позволяет:

Фиксировать поручения по итогам проведенных совещаний либо вне их;
Назначать ответственных за поручения и устанавливать сроки исполнения;
Привязывать поручения к различным объектам управления и совещаниям;
Учитывать документы в связке с поручениями;
Оперативно контролировать ход исполнения поручений на разных стадиях их жизненного цикла с возможностью анализа рисков переносов сроков;
Преобразовывать поручения и/или проектные решения в контрольные точки (с включением их в календарный план).

Как создать поручение и отчитаться по нему

Как контролировать исполнение поручений

Под различные задачи мы разработали 3 варианта решений.

Решение, адаптированное под потребности компаний, которые только начинают внедрение проектного управления. Подходит для компаний малого и среднего бизнеса, органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований. Позволяет быстро освоиться в системе и начать работу. Возможный вариант размещения в облаке гарантирует доступ к данным в любое время из любой точки мира.

Решение для коммерческих компаний. Предназначено для управления проектами любого уровня сложности. Объединяет современный ИТ-инструментарий, зарекомендовавшие себя методологии и лучшие практики проектного управления. Обеспечивает гибкую настройку и прозрачность ведения всех типов проектов на всех уровнях организации.

Импортонезависимое решение для организаций государственного сектора. Входит в единый реестр отечественного ПО. Соответствует ключевым положениям Постановления Правительства РФ №1288 от 31.10.2018 г. (в редакции от 24.06.2021) и методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти.

Вы можете сравнить все три решения и решить, какое из них подойдет для выполнения ваших задач.

Сравнить ИТ решения

Вам сложно определиться с выбором или у вас есть дополнительные вопросы? Закажите консультацию!

Запросить консультацию