Проектные совещания

Не вся проектная деятельность может быть организована в рамках календарных планов. Для «ручного управления» или согласования деталей служат проектные совещания и поручения.

Проблемы проектных совещаний	Возможности ПМ Форсайт
Совещания оказываются дорогими мероприятиями в рамках проектов. Много участников, долго проводятся, решения не согласованы. Неготовность материалов или неосведомленность участников о предмете совещания Неготовность предварительных решения, которые необходимо обсуждать. Решения вырабатываются в ходе совещания, а не до него. Решения по итогам не оформляются, требуют дополнительного согласования, не принимают вид поручений со сроком, ответственным и результатом Решения не контролируются	Каждое совещания проходит типовой жизненный цикл – создание, подготовка, проведение, контроль принятых решений Участники заранее уведомляются о повестке, месте и времени, могут ознакомиться с материалами и предварительными решениями На совещании согласовываются основные вопросы Решения совещаний принимают формат поручений (поручение/срок/результат/ответственный) или контрольных точек к календарном плане проекта Решения по итогам совещания контролируются. Используется механизм упреждающего контроля, прогнозирования сроков. Об неисполнении решений уведомляются заинтересованные лица.

Проблемы проектных совещаний

Возможности ПМ Форсайт

Совещания оказываются дорогими мероприятиями в рамках проектов. Много участников, долго проводятся, решения не согласованы.

Неготовность материалов или неосведомленность участников о предмете совещания

Неготовность предварительных решения, которые необходимо обсуждать. Решения вырабатываются в ходе совещания, а не до него.

Решения по итогам не оформляются, требуют дополнительного согласования, не принимают вид поручений со сроком, ответственным и результатом

Решения не контролируются

Каждое совещания проходит типовой жизненный цикл – создание, подготовка, проведение, контроль принятых решений

Участники заранее уведомляются о повестке, месте и времени, могут ознакомиться с материалами и предварительными решениями

На совещании согласовываются основные вопросы

Решения совещаний принимают формат поручений (поручение/срок/результат/ответственный) или контрольных точек к календарном плане проекта

Решения по итогам совещания контролируются.

Используется механизм упреждающего контроля, прогнозирования сроков. Об неисполнении решений уведомляются заинтересованные лица.

ПМ Форсайт позволяет автоматически формировать повестку и протокол совещания в согласованном шаблоне

Возможности модуля "Проектные совещания":

планирование совещаний и подготовка повестки
управление состояниями совещания
ведение всех сопроводительных документов совещаний, формирование перечня вопросов совещания, докладчиков и длительности
привязка совещаний к проектам, программам, портфелям
формирование и выгрузка повестки и протокола совещания
ведение реестра всех совещаний в рамках организации, включая возможности поиска, отбора, группировки, сортировки, выгрузки
персонификация информации для пользователей (личные кабинеты): уведомления/приглашения, решения по итогам совещаний, контрольные точки и др.

Повестка и протокол совещания могут формироваться автоматически с использованием шаблона. Вся информация о проведенных встречах по проекту хранится в едином реестре и доступна проектной команде в любое время.

Статус-митинг проекта