Основное решение

Блог Проектной ПРАКТИКИ

25.11.2016

Оценка проектного персонала: не забыть бы, для чего это делается. Часть 4 . Настройка системы оценки проектных компетенций

Оценка проектного персонала: не забыть бы, для чего это делается. Часть 4 . Настройка системы оценки проектных компетенций
В 4-ой части статьи «Оценка проектного персонала: не забыть бы, для чего это делается» Михаил Козодаев делится рекомендациями, которые помогут сделать результаты применения системы оценки проектных компетенций наиболее полезными. Если система оценки проектных компетенций (СОПК) формируется без учета целей организации и решаемых [...]

Обеспечит решение ключевых задач проектного управления и позволит быстро и эффективно наладить основные процессы управления проектами.

Возможности Основного решения:

  • Управление проектами: запуск, планирование по контрольным точкам, контроль жизненного хода проекта по основным этапам,
  • Документооборот: структурированное хранение документов по этапам проекта,
  • Назначение ответственных: работа с ролевой структурой проекта, распределение зон ответственности и правил доступа к информации,
  • Управление изменениями,
  • Управление приёмкой результатов выполнения контрольных точек с помощью чек-листов,
  • Мониторинг проектов с помощью периодического сбора статус-отчетов, формирования оперативных и аналитических отчетов

Основное решение ПМ Форсайт реализует базовые упрощенные сценарии многих процессов, что позволит, не отвлекаясь на частности, ускорить внедрение основных механизмов проектного управления, запускать и контролировать проекты, оперативно принимать управленческие решения, прогнозировать реализацию проектов.

Потребности бизнеса Возможности ПМ Форсайт
Запускать проекты, контролировать их исполнение по укрупненным этапам и ключевым контрольным точкам.

Распределять ответственность, назначать ответственных за результат, делегировать полномочия.

Иметь возможность оперативно получить актуальную информацию для принятия управленческих решений: отчеты, документы, аналитику.

Видеть проекты и их текущий статус в формате, удобном для совместной работы кураторов, руководителей проектов, проектных команд.

Прогнозировать реализацию проектов.

Принимать результаты проектов.
Управлять проектами: запускать, планировать по контрольным точкам, контролировать жизненный ход проекта по основным этапам.

Вести документооборот: структурированное хранение документов по этапам проекта.

Назначать ответственных: работать с ролевой структурой проекта, распределять зоны ответственности и правила доступа к информации.

Управлять изменениями.

Управлять приёмкой результатов выполнения контрольных точек с помощью чек-листов.

Осуществлять мониторинг проектов с помощью периодического сбора статус-отчетов, формировать оперативные и аналитические отчеты

Паспортизация проектов


Основным инструментом пользователя ПМ Форсайт является работа с контрольными точками, реестрами и электронными паспортами проектов.

В электронном паспорте содержатся основные сведения о проекте (цели, сроки реализации, бюджет, перечень участников, ответственных лиц и исполнителей по проекту, текущий статус проекта, связь со стратегией развития, например, региона, взаимосвязь с другими проектами, принадлежность к портфелю и другие атрибуты).

Реестр содержит список проектов и основные сведения о них с индикацией состояния по срокам, бюджету, рискам и другим показателям. Реестры возможны для всех объектов системы – контрольных точек, запросов на изменение, статус-отчетов и т.п.

В паспорте проекта задается его жизненный цикл и контролируется прохождение проекта по этапам жизненного цикла.

Проекты могут быть типизированы. У проектов разных типов, относящихся к разным портфелям или выполняемым разными подразделениями, может быть свой индивидуальный профиль (состав параметров, этапы жизненного цикла, правила переходов по ним и пр.).

В рамках электронного паспорта проекта обеспечивается верхнеуровневое календарно-сетевое планирование проекта по вехам (контрольным точкам) и формируется его диаграмма Ганта.

Контрольные точки

Контрольные точки – ключевые результаты, которые должны быть достигнуты при выполнении проекта или отдельной фазы жизненного цикла проекта. Они могут быть обязательными, типовыми или же индивидуальными для данного проекта. Это удобный и простой способ контроля результатов проекта на высоком уровне.

На основе плана по контрольным точкам далее может быть сформирован детальный календарно-сетевой план проекта второго и последующих уровней (см. модуль Календарное планирование)

Ролевая модель проекта

В зависимости от назначения на роли ПМ Форсайт дает возможность работать с той или иной информацией по проекту, напоминает пользователю о необходимых действиях (почтовые уведомления, уведомления в системе), направляет запросы для принятия решений.

Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта – совокупность управленческих этапов, фиксирующих принятие ключевых решений по проекту: открытие проекта, запуск в работу, приемка результатов и др.

Реализация жизненного цикла проекта в ПМ Форсайт позволяет:

  • Типизировать этапы работ. Для разных типов проектов могут быть реализованы разные жизненные циклы с разными этапами.
  • Фиксировать в электронном виде обязательные критерии реализации этапов. Обязательные документы, чек-листы свидетельствующие о приемке результатов разными участниками, другие параметры прохождения этапов.
  • Учитывать, согласовывать изменения по ключевым параметрам проектов, зафиксированные в регламенте
  • Организовать обязательную отчетность по отдельным этапам проектов.

Документы проекта

ПМ Форсайт обеспечивает структурированное хранение документов и доступ к ним согласно ролям участников. В том числе выделяются документы, обязательные для отдельных этапов проекта, без наличия которых невозможен переход проекта на следующий этап.

  • Перевод проекта с этапа на этап может обуславливаться наличием обязательных документов по этапу. ПМ Форсайт подсказывает, какие документы обязательны.
  • Создание  и изменение наиболее важных документов (например, «Бюджет проекта») может сопровождаться запросом на изменение

Запросы на изменения

В процессе выполнения проекта и его контрольных точек ряд параметров фиксируется и может изменяться только после согласования с заинтересованными лицами. 

Для автоматизации управления изменениями в карточке проекта, контрольной точки предусмотрены «Запросы на изменения». 

Запросы на изменения могут проходить по различным, заранее настроенным для каждого типа изменения, цепочкам согласования. 

Согласующие получают сведения о необходимости рассмотреть запрос на изменение как письмом на почту, так и уведомлениями на главной странице

Статус-отчеты

Участники проекта получают необходимую информацию о ходе его реализации в стандартной, визуальной и понятной форме статус - отчетов. Регулярный мониторинг проектов по ключевым параметрам позволит заранее реагировать на изменения и принимать управленческие решения.

Чек-листы

Чек-листы (или листы приемки результатов по контрольным точкам) являются удобным и эффективным инструментом контроля достижения важных результатов проекта.

Чек-лист может быть типовым или же может быть сформирован для каждой контрольной точки индивидуально. Каждый пункт чек-листа должен быть принят ответственным лицом или подразделением (например, службой АХО или сотрудником бухгалтерии), чтобы выполнение контрольной точки было подтверждено.

Листы открытых вопросов

Если механизм управления рисками окажется достаточно сложным для внедрения и использования, то можно воспользоваться листами открытых вопросов.

Они позволят фиксировать проблемы, вопросы, возникающие по проекту, расставить им приоритеты и вынести на рассмотрение руководства.

Это менее формальный, чем риски, но в то же время не менее действенный механизм управления и контроля хода реализации проекта.

Личные кабинеты

Главная страница ПМ Форсайт по умолчанию и является личным кабинетом сотрудника.

Личные кабинеты ПМ Форсайт есть у всех сотрудников – от исполнителей до руководителей высшего звена.

В личные кабинеты выводится только необходимая конкретному сотруднику информация в удобном для него виде – от списков контрольных точек до диаграмм анализа исполнения проектов.

Отчеты и панели мониторинга

Отчеты  - специализированные формы для решения выделенных управленческих задач: информирования, эскалации рисков, контроля исполнительской дисциплины.  Отчеты позволяют отслеживать  ход проекта по ключевым параметрам, повышать исполнительскую дисциплину, мотивируют участников к обмену информацией по проектам, сокращают время для поиска решений.

В ПМ Форсайт предусмотрены отчеты:

  • регламентные (тактические, финансовые планы), 
  • оперативные (загрузка сотрудников, журналы изменений), 
  • аналитические (рейтинги, Гант, таймлайн), 
  • мониторинга и прогнозирования (S-curves, изменение дат, статистики). 

Отчеты могут быть сгруппированы в панели мониторинга для более быстрого и наглядного доступа к информации (например, панель мониторинга по проектам определенного подразделения компании).

Поддержка проектных коммуникаций

ПМ Форсайт является удобным информационным пространством для взаимодействия проектных команд, а также руководителей проектов и руководителей высшего звена.

Для поддержания коммуникаций в проектах и вне проектов доступны:

  • регулярная статус-отчетность  по проектам,
  • поддержка проведения проектных комитетов, проектных офисов,
  • проектные совещания и проектные поручения (см. описание соответствующих модулей),
  • информационные рассылки и уведомления через систему и электронную почту,
  • обмен быстрыми сообщениями в рамках системы (например, в ходе подготовки к совещанию),
  • совместная работа с документами, 
  • форумы, чаты и многое другое.

Администрирование

Включает в себя все аспекты управления системой:: регистрацию новых пользователей, разграничение прав доступа к данным и функциям (роли, группы пользователей), ведение справочников и классификаторов, просмотр журналов изменений.


В каталог материалов... Смотреть презентацию... Доступ к демо-зоне...
Основное решение